Cine prelucrează datele
EVOMULTI GROUP SRL, CUI 54118898, cu sediul în Brașov, str. Mircea cel Bătrân nr. 45, România, este operator pentru solicitările comerciale, relația cu clienții și securizarea propriului serviciu. Contact: [email protected]. Datele complete ale societății sunt în pagina operatorului.
Pentru datele personale introduse de o firmă în evidența sa ERP, firma este operatorul, iar furnizorul prelucrează datele în numele ei conform instrucțiunilor și acordului de prelucrare. Firma stabilește scopurile și temeiurile evidenței sale.
Date folosite de aplicație
- Date de cont: nume, e-mail, parola păstrată printr-un hash, firme și drepturi de acces.
- Date de autentificare și securitate: sesiuni, informații despre browser, încercări de acces, acțiuni de cont și referințe de suport.
- Date introduse în firmă: persoane de contact, furnizori, clienți, documente, operațiuni, facturi și încasări, în funcție de modulele utilizate.
- Date tehnice: cereri către serviciu, erori, stări, timpi de răspuns și istoricul acțiunilor autorizate.
- Date din solicitările trimise prin e-mail sau prin formularul de contact: nume, firmă, e-mail, telefon și tip de activitate, dacă sunt completate, și mesaj, strict în măsura necesară soluționării lor. Formularul transmite solicitarea prin furnizorul de e-mail către adresa operatorului și nu o păstrează în evidența aplicației. Pentru limitarea abuzurilor se păstrează cel mult o zi amprente ale adresei de e-mail și, când este disponibilă, ale adresei IP.
Vizitarea prezentării și a paginii modulelor nu încarcă evidența firmelor. Diagnosticele browserului transmit coordonate tehnice ale erorilor în contextul unei firme active; nu transmit textul câmpurilor sau mesajul brut al excepției.
Scopuri și temeiuri
- Solicitări de ofertă: demersuri precontractuale când persoana solicită un contract în nume propriu; pentru reprezentanții unei firme, interesul legitim de a răspunde solicitării și de a gestiona relația comercială.
- Administrarea serviciului și suportul pentru reprezentanții clienților: interesul legitim de a executa contractul cu firma și de a asigura continuitatea serviciului.
- Autentificare, prevenirea abuzurilor și diagnostic: interesul legitim de a proteja conturile, datele clienților și disponibilitatea serviciului.
- Facturarea serviciilor proprii și păstrarea documentelor obligatorii: îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.
Pentru datele operaționale ale unei firme se aplică instrucțiunile operatorului respectiv. Datele de cont necesare autentificării sunt obligatorii pentru acces. Aplicația nu implementează decizii automate de eligibilitate cu efect juridic asupra persoanelor. O solicitare de informații nu reprezintă abonare la marketing.
Destinatari și servicii externe
Datele sunt accesibile utilizatorilor autorizați ai firmei și personalului de administrare sau suport în limitele atribuțiilor. Destinatarii pot include furnizorii de găzduire și backup, protecția traficului, furnizorii de e-mail, precum și autoritățile competente când există o obligație legală. Integrările, inclusiv ANAF, primesc datele aferente operațiunilor autorizate de firmă.
Infrastructura utilizează servicii Hetzner pentru găzduire și Cloudflare pentru protecția traficului. Corespondența la [email protected] este găzduită la Google. Funcțiile de e-mail ale aplicației pot utiliza Resend atunci când acest transport este activat. Hetzner, Cloudflare și Resend publică informații privind prelucrarea datelor și furnizorii lor.
Serviciile globale pot implica prelucrare în afara Spațiului Economic European. Nu presupunem că alegerea unei regiuni europene pentru server sau trimiterea e-mailurilor garantează prelucrare exclusiv europeană. Înaintea unui transfer, trebuie stabilit mecanismul aplicabil: decizie de adecvare, inclusiv participare valabilă în cadrul UE–SUA când este cazul, ori clauze contractuale standard și măsurile suplimentare necesare. Informațiile despre transferul aplicabil și garanțiile pot fi solicitate la adresa de contact.
Păstrarea datelor
| Categorie | Perioadă sau criteriu |
|---|---|
| Solicitări de ofertă fără contract | 6 luni de la închiderea discuției. |
| Corespondență și tichete de suport | 12 luni de la închiderea solicitării; dovezile necesare unui litigiu sunt separate. |
| Cereri tehnice către aplicație | 30 de zile, exceptând referințele păstrate într-un dosar de suport. |
| Detalii de diagnostic | Configurația implicită este de 90 de zile; politica aprobată prevede reducerea la 30 de zile după verificarea copiilor de siguranță și activarea acesteia. |
| Conturi și jurnale de securitate | Accesul încetează la revocare. Eliminarea datelor de cont nenecesare în 30 de zile și retenția de 90 de zile pentru securitate se aplică prin procedura de închidere, cu păstrarea dovezilor operaționale și a incidentelor justificate. |
| Documente contabile ale furnizorului | Termenul legal general de 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar, cu excepțiile legale aplicabile. |
Datele operaționale ale firmei se păstrează pe durata serviciului conform instrucțiunilor clientului. Pentru încetarea contractului, politica aprobată prevede 30 de zile pentru export, urmate de ștergerea din sistemele active în următoarele 30 de zile, dacă nu există o obligație legală sau o instrucțiune justificată de păstrare. Clientul asigură arhivarea documentelor pe durata legală; încetarea serviciului nu transferă automat această obligație furnizorului.
Politica aprobată pentru backupuri este o rotație de 30 de zile. Backupurile programate nu sunt încă activate pentru această instalare; termenul de rotație nu este prezentat ca fiind deja implementat. Curățarea tehnică suplimentară rămâne dezactivată până la verificarea unui backup independent și a restaurării. Restaurarea trebuie să reaplice ștergerile, astfel încât datele eliminate să nu revină în utilizare.
Cookie-ul de autentificare expiră în maximum 12 ore. Preferințele locale se păstrează până la modificare sau ștergerea datelor browserului. Detaliile sunt în politica de cookie-uri și stocare locală. Duratele furnizorilor externi pot fi diferite și trebuie respectate în registrul serviciului.
Drepturi și solicitări
În condițiile GDPR, poți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare și portabilitate sau te poți opune prelucrării. Consimțământul poate fi retras pentru operațiunile care se bazează pe acesta. Ștergerea poate fi limitată de obligații legale sau de necesitatea păstrării unor dovezi.
Scrie la [email protected], menționând contul, firma și obiectul cererii. Pentru date gestionate de compania ta, adresează cererea și acesteia. Identitatea se verifică proporțional cu solicitarea. Termenul obișnuit de răspuns este o lună; o prelungire permisă de lege se comunică motivat. Poți depune o plângere la ANSPDCP sau te poți adresa instanței competente.
Surse și alte informări
Cadrul de protecție a datelor este Regulamentul (UE) 2016/679. Această pagină privește EvoCore ERP; politica website-ului principal sau a unui serviciu extern poate descrie alte funcții și alte prelucrări.